Uzavretá skupina, alebo pripojenie k termínu
Skupina má dve možnosti. Môže sa pripojiť k verejnému termínu zájazdu z katalógu a obsadiť v autobuse napríklad pätnásť miest. Výhodou je hotový program a cena, nevýhodou nulová možnosť zmien. Druhou možnosťou je uzavretý zájazd len pre vás, kde termín, trasu, hotel aj tempo programu prispôsobíte skupine. Ten sa oplatí od veľkosti, pri ktorej sa fixné náklady rozumne rozložia, v praxi často od dvadsiatich až tridsiatich platiacich účastníkov pri veľkom autobuse.
Pre menšie skupiny sú vhodné minibusy a midibusy, pri ktorých sú fixné náklady nižšie. Ponuku zájazdov pre skupiny a možnosti úprav majú cestovné kancelárie zvyčajne na samostatnej stránke, napríklad zájazdy pre skupiny.
Ako sa počíta cena za osobu
Cenu skupinového zájazdu tvoria dve zložky. Fixné náklady sa platia za celú skupinu bez ohľadu na počet ľudí: prenájom autobusu podľa kilometrov a dní, ubytovanie a strava vodičov, mýto a parkovné pre autobus, odmena sprievodcu a miestnych sprievodcov, ktorí v niektorých mestách musia mať licenciu. Variabilné náklady sa platia za každého účastníka: ubytovanie, strava, vstupné, poistenie.
Ak fixné náklady predstavujú napríklad polovicu ceny pri štyridsiatich ľuďoch, pri dvadsiatich sa ich podiel na osobu zdvojnásobí. Preto kancelárie dávajú skupinám cenovú ponuku pre určité pásma počtu účastníkov a v zmluve uvádzajú, čo sa stane, ak sa skupina zmenší. Spýtajte sa aj na to, koľko miest zadarmo dostanú vedúci skupiny či pedagógovia a či je v cene príplatok za jednolôžkovú izbu pre vodiča a sprievodcu.
V mnohých krajinách sa za autobus platí iné mýto ako za osobné auto. V Rakúsku a v Maďarsku napríklad platia vozidlá nad 3,5 tony mýto podľa prejdených kilometrov, nie diaľničnú známku. Vo veľkých mestách sa platí za vjazd alebo parkovanie autobusov a niektoré centrá majú pre autobusy vyhradené len určité zastávky. Tieto položky sú v ponuke kancelárie zahrnuté, pri vlastnom prenájme autobusu ich treba riešiť samostatne.
Čas jazdy vodičov a itinerár
Vodiči autobusov sa riadia nariadením (ES) č. 561/2006. Jeden vodič smie riadiť najviac deväť hodín denne, dvakrát za týždeň desať. Po štyroch a pol hodinách jazdy musí mať prestávku aspoň 45 minút a denný odpočinok má byť aspoň 11 hodín, najviac trikrát týždenne ho možno skrátiť na deväť. Autobusy sú navyše obmedzené na rýchlosť 100 kilometrov za hodinu.
V praxi to znamená, že cesta z Bratislavy do Paríža, ktorá má po cestách približne 1 300 kilometrov, sa s jedným vodičom za deň prejsť nedá. Kancelária preto buď nasadí dvoch vodičov a jazdí sa cez noc, alebo zaradí prenocovanie po ceste. Pri výletoch po meste počas dňa sa započítava aj čas, keď vodič presúva autobus, preto program s piatimi presunmi denne nemusí vyjsť, aj keď kilometrov je málo. Výnimka pre zájazdové autobusy umožňuje pri medzinárodnej preprave odložiť týždenný odpočinok až po 12 dňoch, čo uľahčuje dlhšie okruhy.
Ako postupovať pri objednávke
- Určite približný počet ľudí, termín s rezervou a rozpočet na osobu.
- Napíšte, čo je pre skupinu dôležité: tempo, typ hotela, stravovanie, bezbariérovosť.
- Vyžiadajte si ponuku s cenou pre niekoľko pásiem počtu účastníkov a so zoznamom, čo je v cene.
- Dohodnite termín, dokedy možno meniť počet ľudí a mená bez poplatku.
- Určte jedného vedúceho skupiny, ktorý komunikuje s kanceláriou a zbiera údaje.
- Podpíšte zmluvu, zaplaťte zálohu a zbierajte zoznam účastníkov s rozdelením do izieb.
Pri obľúbených termínoch, napríklad jarných víkendoch, letných mesiacoch a advente, je vhodné začať plánovať niekoľko mesiacov vopred, pretože kapacity autobusov aj hotelov pre skupiny sa míňajú skôr ako pre jednotlivcov.
Zmluva, storno a zmeny v skupine
Pri skupinovom zájazde môže zmluvu uzavrieť každý účastník samostatne, alebo ju uzavrie vedúci skupiny za všetkých. Ak ide o skupinu dospelých, ktorí si zájazd platia sami, je prehľadnejšie, keď má každý vlastnú zmluvu. Každý tak má priamo voči kancelárii svoje práva vrátane reklamácie.
Dôležité je dohodnúť, čo sa stane, keď niekto odstúpi. Odstupné za jednotlivca sa riadi zmluvou, no ak sa zmenší celá skupina pod dohodnutú hranicu, môže sa zmeniť cena pre všetkých. Ak má niekto náhradníka, môže na neho zájazd postúpiť, oznámenie však kancelária musí dostať najneskôr sedem dní pred odchodom. Pri leteckých skupinových zájazdoch počítajte s tým, že zmena mena na letenke môže byť spoplatnená alebo nemožná.
Ak si spolok alebo partia kamarátov organizuje cestu sama, príležitostne a bez zisku, nejde o zájazd podľa zákona a účastníci nemajú ochranu, ktorú by mali pri zájazde od cestovnej kancelárie. Rozdiel medzi organizátorom a predajcom a to, kto za čo zodpovedá, vysvetľuje stránka Cestovná kancelária alebo agentúra. Ak plánujete výlet pre žiakov, pozrite si stránku Školské výlety, a pre firemné skupiny stránku Firemné cesty.
Obľúbené typy skupinových ciest
Najčastejšie sú jednodňové výlety do Viedne, Budapešti, Krakova či na hrady a kúpaliská, víkendové poznávacie zájazdy do Prahy, Mníchova alebo Benátok a v novembri a decembri adventné trhy. Na advent sa skupiny objednávajú najskôr, pretože termíny pred Vianocami sú obmedzené. Prehľad trhov podľa vzdialenosti a typu nájdete na webe Vianočné trhy.