Teambuilding, incentíva a konferencia
Teambuilding je spoločný výlet alebo pobyt, ktorého cieľom je, aby sa kolegovia lepšie poznali a spolupracovali. Býva jednodňový alebo víkendový, na Slovensku či v susedných krajinách, s programom, ktorý nie je o prednáškach, ale o spoločnom zážitku: turistika, varenie, ochutnávka vín, splav, poznávanie mesta s úlohami. Dôležité je, aby program zvládli všetci, aj kolegovia, ktorí nešportujú.
Incentívna cesta je odmena, napríklad pre najlepších predajcov alebo obchodných partnerov. Býva letecká, do atraktívnej destinácie a s vyšším štandardom ubytovania. Program kombinuje voľný čas, spoločnú večeru a jeden či dva výnimočné body, ktoré si účastníci nevedia ľahko zariadiť sami. Hodnotu takejto cesty určuje hlavne pocit výnimočnosti, preto sa oplatí investovať do detailov viac ako do počtu navštívených miest.
Konferencie, firemné stretnutia a veľtrhy v zahraničí sú najviac logistické: lety alebo autobus pre väčší počet ľudí, hotel s rokovacími priestormi, technika, tlmočenie, transfery a strava v pevnom harmonograme. Tu je výhodou, ak má kancelária skúsenosti s organizáciou pre väčšie skupiny a vie zabezpečiť náhradné riešenie, keď niečo nevyjde.
Ako zadať požiadavky
Kancelária vám pripraví presnejšiu ponuku, keď od začiatku vie toto:
- cieľ cesty a čo má účastníkom priniesť, nie len destináciu,
- približný počet ľudí a ako sa môže meniť do odchodu,
- možné termíny a pevné body, ktoré sa posunúť nedajú,
- rozpočet na osobu vrátane alebo bez dopravy,
- požiadavky na ubytovanie, napríklad jednolôžkové izby pre všetkých,
- stravovacie obmedzenia a potreby účastníkov so zníženou pohyblivosťou,
- kto vo firme rozhoduje a kto bude kontaktnou osobou počas cesty.
Pri porovnávaní ponúk sa pozerajte na rovnakú skladbu služieb. Cena za osobu sa môže líšiť tým, či je v nej doprava na letisko, všetky jedlá, nápoje k večeri, vstupy, sprievodca a poistenie. Pri väčších skupinách si dajte rozpísať aj cenu jednotlivých položiek, aby sa dalo program prispôsobiť rozpočtu bez toho, aby ste museli začínať odznova.
Zmluva, mená a storno
Firemné zájazdy majú jednu typickú komplikáciu: menia sa účastníci. Niekto ochorie, niekto odíde z firmy, niekto sa pridá. Dohodnite si preto v zmluve, dokedy sa môže meniť počet ľudí a mená bez poplatku a od akého termínu sa platí storno. Zákon umožňuje zájazd postúpiť inej osobe, ak sa to kancelárii oznámi najneskôr sedem dní pred začatím zájazdu, pri letenkách však môže byť zmena mena drahá alebo nemožná, preto sa mená pri leteckých cestách zbierajú skôr.
Zamestnanec, ktorý na cestu ide, je podľa zákona cestujúcim, aj keď zájazd platí firma. Má teda nárok napríklad na pomoc v ťažkostiach a na reklamáciu nedostatkov. Ak firma nakupuje cestovné služby pre služobné cesty pravidelne na základe rámcovej zmluvy, zákon o zájazdoch sa na takéto služby nevzťahuje a práva a povinnosti určuje len zmluva medzi firmami. Rozdiel medzi organizátorom a predajcom a kto za čo zodpovedá, vysvetľuje stránka Cestovná kancelária alebo agentúra.
Časový plán prípravy
Jednodňový teambuilding na Slovensku sa dá pripraviť za niekoľko týždňov, ak nejde o december, keď sú autobusy aj reštaurácie obsadené vianočnými akciami. Víkendový výjazd s ubytovaním pre väčšiu skupinu je rozumné riešiť dva až tri mesiace vopred. Incentívnu leteckú cestu alebo konferenciu v zahraničí plánujú firmy zvyčajne pol roka a viac dopredu, pretože skupinové kapacity v lietadlách a hoteloch sa vyčerpajú skôr ako individuálne. Čím skôr poznáte termín a počet ľudí, tým viac možností má kancelária pri výbere hotela aj programu.
Poistenie a bezpečnosť
Pri cestách do zahraničia skontrolujte, či majú zamestnanci cestovné poistenie liečebných nákladov. Firmy mávajú pre služobné cesty rámcové poistenie, no nemusí sa vzťahovať na výlet, ktorý nie je pracovnou cestou. Pri programoch s rizikovejšou aktivitou, napríklad raftingom alebo lezením, overte, či ju poistenie kryje a či organizátor aktivity má potrebnú kvalifikáciu a vlastné poistenie zodpovednosti.
Autobusom, alebo letecky
Pri teambuildingu na Slovensku alebo v okolí, napríklad vo Viedni, v Budapešti či na Morave, je najpraktickejší vlastný autobus. Skupina je spolu od začiatku, program sa dá upraviť podľa počasia a nikto nerieši parkovanie. Pri cestách na vzdialenosť nad tisíc kilometrov je výhodnejšie lietadlo, z Bratislavy alebo z Viedne, ktorej letisko je od Bratislavy vzdialené približne 65 kilometrov. Ako sa počíta cena pri autobusových skupinových zájazdoch a čo ovplyvňuje itinerár, opisuje stránka Skupinové zájazdy.
Firemné darčeky a odmeny
Nie každá odmena musí byť spoločná cesta. Ako vianočný darček pre zamestnancov alebo partnerov sa dá použiť aj darčekový poukaz na zájazd, ktorý si obdarovaný vyberie podľa seba. Ako poukazy fungujú a na čo si dať pozor, je na stránke Zájazd ako darček. Pre skupiny, ktoré chcú spojiť firemný večierok s adventným výletom, je inšpiráciou web o vianočných trhoch.